Nhập số liệu 

Một bộ câu hỏi hay một biểu mẫu số liệu được mã hoá dưới dạng số, chúng cần được nhập vào máy tính để chuẩn bị cho phân tích số liệu. Trừ khi các mẫu phiếu được thiết kế  cho máy tính tự quét, phần nhập số liệu yêu cầu con người dùng tay và mắt để chuyển những thông tin, vì thế có thể xảy ra các lỗi đánh máy. Có nhiều cách nhập số liệu mà có thể hạn chế đến mức thấp nhất các lỗi đánh máy. 

Cách tốt nhất là tạo một chương trình nhập số liệu sử dụng một phần mềm quản lý số liệu ví dụ như Microsoft Access, chương trình này có những chức năng để kiểm tra sự lặp lại của các mã hiệu hoặc các giá trị không có ý nghĩa. Tuy nhiên, sự phức tạp này cũng không đủ để tránh khỏi các lỗi đánh máy. Để hạn chế mức thấp nhất sai lầm này, có một gợi ý đưa ra là tất cả số liệu nên được nhập hai lần, mỗi lần là một người khác nhau. Bất kỳ một sự khác nhau nào giữa hai bản số liệu cũng cần phải được lưu ý và phải được kiểm tra dựa trên bản số liệu gốc hoặc nếu có thể đối chiếu với đối tượng phỏng vấn. Nhập số liệu hai lần do hai người độc lập là lý tưởng, nó sẽ làm hạn chế tối đa các lỗi khi

đọc và lỗi đánh máy. Ví dụ, chữ viết tay đôi khi không dễ đọc, một người có thể đọc là 3’, nhưng người thứ hai có thể đọc là ‘5’.  Sự khác nhau này sẽ được kiểm tra và mã số đúng sẽ được chọn. Nhập số liệu hai lần bởi cùng một người cũng có thể phát hiện ra lỗi đánh máy nhưng không phát hiện được lỗi đọc, cùng một người thì gần như vẫn đọc ‘3’ là ‘3’ trong cả hai lần. 

Nhập số liệu hai lần tốn nhiều thời gian và đắt tiền. Rất khó thực hiện trên thực tế và đôi khi không cần thiết nếu chương trình nhập số liệu  được viết và có nhiều chức năng kiểm tra quá trình nhập liệu. Dưới đây là các chiến lược nhập số liệu cho bạn lựa chọn, nhưng cần biết rằng khả năng mắc các lỗi đánh máy tăng lên khi danh sách này đi xuống. Vì thế, bạn sẽ cần phải có kế hoạch kiểm tra cẩn thận hơn trong phần làm sạch số liệu.

(i)  Nhập toàn bộ số liệu hai lần bởi hai người riêng biệt. 

(ii)  Nhập toàn bộ số liệu hai lần do một người thực hiện, 

(iii)  Nhập toàn bộ số liệu một lần, sau đó chọn ngẫu nhiên đơn khoảng 20% bộ số liệu và nhập lần 2. Nếu những sự khác nhau là tối thiểu, dừng lại. Nếu không cần phải cân nhắc (ii).

(iv)  Nhập toàn bộ số liệu 1 lần, chọn ngẫu nhiên đơn khoảng 20% bộ số liệu, kiểm tra lại bằng mắt. Nếu những sự khác nhau là tối thiểu, dừng lại. Nếu không cần phải cân nhắc (ii).

(v)  Nhập toàn bộ số liệu một lần, không kiểm tra hai lần. Không có đề nghị  gì. 

Có rất nhiều các chương trình khác nhau để nhập số liệu, một vài chương trình rất phức tạp (ví dụ ORACLE®, SQL®), các chương trình khác thì ít phức tạp hơn (ví dụ dBase®, FoxPro®, Access®). Trong khóa học này EpiInfo sẽ được sử dụng để nhập số liệu như một hệ thống phần mềm miễn phí và dễ dàng sử dụng. Nếu bạn có phần mềm khác mà bạn thông thạo như Microsoft Access® hay FoxPro® thì cũng có thể sử dụng được. Hãy nhớ rằng lời cảnh báo về các lỗi đánh máy đưa ra ở trên và các bước làm sạch và quản lý số liệu liệt kê ở dưới sẽ áp dụng cho bất kỳ chương trình nhập số liệu nào bạn sử dụng. 

 Các bạn đừng càm hấy bất ngờ hay lúng túng vì tôi đưa ra cách nhập số liệu này anhé. Các bạn yên tâm dù không nhập trên các phần mềm thống kê nhưng chỉ cần vài thao tác thì từ spss có thể truy xuất và lấy dữ liệu ừ các phần mềm trên 1 cách dễ dàng và thuận tiện. hihi